Moje najbolje misli o upravljanju vremenom

Učinkovito upravljanje vremenom zahtijeva da uzmete u obzir tri stvari: dovoljno brige, svjesnosti vremena i korištenja najsnažnijih taktika učinkovitosti.

Dovoljno brižna

Mnogi ljudi koji tvrde da imaju loše vještine upravljanja vremenom imaju osnovni problem: Ne vjeruju da se isplati truditi se bolje upravljati vremenom.

Naravno, dobro upravljanje vremenom ključno je za poboljšanje vašeg života toliko da osjetite da se isplati potruditi. Ako ste nezaposleni, to može biti zato što ste, barem djelomično, loše upravljali svojim radnim vremenom, bilo da se igrate na mreži u radno vrijeme, uzimate bolesne dane kad niste bolesni ili ste neučinkoviti u rješavanju radnih zadataka . Ako imate loše odnose, to je možda zato što ste previše vremena provodili s ljudima nedostojnim vašeg vremena, a premalo s boljima. Pa, u tijeku, možda biste se htjeli zapitati: "Što bih sada mogao učiniti učinkovito?" To vam može poboljšati život, uključujući motivaciju da još bolje upravljate svojim vremenom - uspjeh rađa više uspjeha.

Još jedan razlog zbog kojeg ljudi ne vode dobro upravljanje vremenom je taj što ne vjeruju da smo dužni biti odgovorni, prepoznati da svoje mjesto na ovoj zemlji zarađujemo doprinoseći svojoj obitelji, radnom mjestu, društvu i, u okrenuti se sebi. To je propovijed, ali odgovornost je osnovno gorivo za većinu ljudi koji dobro upravljaju vremenom i vode dobro vođen život. Dobra vijest je da ako se usredotočite na posao koji radite dobro, vrijeme doprinosa može biti jednako ugodno kao i rekreacija. Naravno, neki zadaci nikome nisu zabavni, na primjer, priprema prijave poreza na dohodak, ali, tamo gdje je to moguće, dobro radite ono što radite i pružite adutsku sreću, što može pružiti prilično ugodan život.

Treći razlog zbog kojeg neke ljude nije briga da dobro upravljaju vremenom jest taj što osjećaju da to drugima neće učiniti dovoljnu razliku. Utjecaj čak i predsjednika ograničen je, ali životni smisao može se prvenstveno sastojati u stvaranju što veće razlike u našoj sferi utjecaja. Za osobu s malom sferom to može biti osnovno i ljubazno prema što većem broju ljudi - kad smatrate da se isplati potruditi. Za druge ljude možda će raditi dugo radno vrijeme koristeći svoje najbolje vještine u službi postizanja najveće razlike. To ne mora značiti pomoć ljudima s najvećim deficitom. Good time manager usredotočen je na pomaganje ljudima s najvećim potencijalom za zaradu ili na zadatke koji grade ili šire najvrijednije proizvode ili usluge.

Želite li napisati svoje prednosti i nedostatke da biste se ozbiljnije bavili svojim vremenom?

Postati svjesniji vremena

Neki ljudi su prirodno svjesni vremena. Jao, drugi se pitaju kamo je otišao sat, dan, čak i njihov život. Ove taktike mogu vam pomoći:

Najjednostavnije je napisati na dlan "Vrijeme". To će vam pomoći da budete svjesni. ili upotrijebite memento mori: a predmet, obično novčić veličine dolara koji držite na stolu kako bi vas podsjetio na smrtnost, pa je stoga važno iskoristiti naše vrijeme. Jesu li to previše jednostavne? Pokušajte postaviti timer na telefon ili mali kuhinjski timer koji držite kod sebe tijekom dana. Postavite timer na 30 minuta. Svaki put kad zazvoni, podsjetnik je da budete svjesni kako provodite vrijeme. Možda čak koristite bilježnicu na telefonu ili staromodnu bilježnicu - ja koristim prikladni FlipNote - da zabilježite što ste radili svaki put kad je tajmer odzvonio, a na kraju dana pregledavajući želite li promijeniti bilo što o tome kako koristite vrijeme sljedeći dan ili čak tu večer.

Drugi ljudi podcjenjuju vrijeme koje će vam trebati neki zadatak. Samo jedan način na koji zadatak može potrajati minimalno vrijeme, a bezbroj načina može potrajati i dulje. Zbog toga mudri trgovci prikladno dodaju možda 25 posto faktora izmišljotine vremenu koje misle da će im trebati projekt. Ako ste skloni podcjenjivanju vremena, dodajte 25%.

A ako je razlog zbog kojeg podcjenjujete vrijeme zato što uživate pokušavajući ugurati što veću produktivnost u određenom vremenu, zapitajte se radi li to za vas. Za neke ljude, uključujući moju suprugu i mene, to je ugodno i produktivno, a da ne uzrokuje previše pogrešaka. Ali ako mislite da plaćate preveliku cijenu za nabijanje, biste li trebali svoju ovisnost o adrenalinu ograničiti na gledanje zastrašujućih filmova, vožnju toboganima ili bavljenje natjecateljskim sportovima - naravno, iako niste varalica ili bacač golf kluba? Potonje je brz način da vas se smatra gubitnikom.

Sjeni učinkovitu osobu. Razmislite o tome da učinkovitu osobu na poslu ili na neki drugi način pitate možete li je zasjeniti, makar na sat vremena. To može biti prosvjetljujuće.

Taktika učinkovitosti

To vam može pomoći oduzeti sate dodatne koristi svakog dana:

Jednostavan sustav: Kalendar (na računalu, telefonu ili knjizi) za zakazane sastanke i kocka bilješke 3x3 koju držite na stolu za ne-definirane zadatke koje želite obaviti danas ili možda sutra. Presudno: provjeriti oboje tijekom dana. Ako želite koristiti alat za upravljanje projektima, Trello prati što vi (i ako želite, vaši suigrači) radite u vezi s raznim projektima.

Glas . Kao što sam nagovijestio, imajući glas u uhu, ikad se zapitavši: "Je li ovo dobro korištenje mog vremena?" mogu biti dragocjeni. To je moj najmoćniji alat za iskorištavanje dana, zaista mog života. Na primjer, umjesto da pripremam dugotrajna jela, moj tipični doručak sastoji se od jogurta i svježeg voća ili zobenih pahuljica, ručka salate, kruha i voća i večere, komada pečenog mesa, začinjenog povrća u mikrovalnoj pećnici i voća, jogurta ili pecivo za desert. Taj jedini izbor vjerojatno mi štedi 10 sati tjedno, to je 500 sati godišnje. Zamislite što biste mogli učiniti s dodatnih 500 sati svake godine?

Papučica gasa. Ponekad želite nastaviti s tempomatom, odnosno delegirati nekoga ili, što je najvažnije, ne obaviti zadatak kada morate nešto pametnije obaviti. Ponekad želite lagano pritisnuti pedalu - to jest, ići polako, pažljivo radeći zadatak. Ponekad želite pritisnuti umjereno; to je tvoj zadani. A ponekad želite pritisnuti papučicu do metala - gdje brzina nameće mali rizik od sudara - ili ste odugovlačili s potrebom za brzim poslom. Imajući na umu metaforu o gasnoj pedali, možete poboljšati vašu učinkovitost. Ljudi se često pitaju kako sam uspio, uz cjelodnevno savjetovanje u karijeri, napisati 12 knjiga i 4000 članaka, a pritom imati dobar brak i rekreativni život. Odgovor leži u papučici za gas. Uvijek razmišljam što bih mogao napisati što je vrijedno, ali što bi moglo biti napisano brzo. A kad pišem, ako nešto ne znam, obično samo pretražim Google kako bih pronašao najbolje informacije. (Uzeo sam vremena da naučim kako dobro koristiti Google pretragu, pa maksimalno koristim ovaj moćan, a brz alat. O tome sam napisao OVDJE.

Red čekanja. Na svom stolu držite kocku s bilješkama s dnevnim zadacima uz koje nije predviđeno zakazano vrijeme. Ta jednostavna strategija može vas držati usredotočenima. i ne zaboravljajući.

Ritualizirati. Vežite redoviti ili veliki pojedinačni zadatak za određeno vrijeme ili aktivnost. Na primjer, ako želite raditi na porezu, odaberite vrijeme koje ćete za to najviše motivirati, recimo subotom u 9:00. (Istraživanja pokazuju da su neki ljudi genetski jutarnji ili večernji ljudi.) Zapišite to kao sastanak u svoj kalendar i tretirajte ga kao nepovrediv kao liječnički sastanak. Automatski, bez pregovora, tako da to nije izbor, čim ujutro ustanem, prvo što napravim je da odem do svog stola, obradim (vremenski efikasno) svoju e-poštu i počnem raditi na nečemu za što trebam svjež um.

Još jedan primjer ritualizacije: svoj neugodni zadatak (vježbanje, pisanje, bilo što drugo) povežite sa poželjnim, na primjer, vježbajte neposredno prije večere. Učinite to nepovredivim, o kojem se ne može pregovarati kao i pranje zuba svako jutro prije izlaska iz kuće.

Pomodoro tehnika. To spaja blagodati strukture, nagrada i prisiljavanja da se maknete sa stolice - kako kažu, sjedenje je novo pušenje. Postavite timer na 20 minuta. Ne mora biti jedan od onih kuhinjskih timera u obliku rajčice po kojima je Pomodoro tehnika dobila ime. Radite 20, a zatim napravite pauzu od 5 minuta, odradite još 20 i napravite pauzu od 5 minuta, radite još 20 i pauzu od 10 minuta. To je pomodoro.

U pauzi se natjeram da učinim nešto fizičko, što mi tako razbistri glavu i pruža protuotrov za predugo sjedenje. Budući da radim kod kuće, to bi moglo biti usisavanje, čišćenje zahoda ili brisanje kuhinjskog poda, ali da radim u uredu, ustao bih i žustro odšetao do sobe za odmor, dolje i uz stepenice, okolo blok, ili čak samo vježbe istezanja i disanja za mojim stolom.

Zadatak od jedne sekunde. Ako odgađate zadatak za koji znate da biste ga trebali učiniti, zapitajte se: "Koji je prvi zadatak od jedne sekunde?" To može biti jednostavno poput otvaranja datoteke. To je prijateljska, zastrašujuća perspektiva. Zatim obavite sljedeći zadatak od jedne sekunde. Često je dovoljno samo nekoliko zadataka od jedne sekunde da se izgradi zamah. . . objekt u pokretu nastoji ostati u pokretu.

Jednominutna borba. Ljudi imaju tendenciju izbjegavati zadatke jer se prisjećaju duge borbe s prethodnim zadacima. Jednominutna tehnika borbe može pomoći. Borite se sa blokadom ceste samo jednu minutu. U tom trenutku odlučite hoćete li ne izvršiti zadatak, potražiti pomoć ili obaviti zadatak bez da morate savladati tu zapreku.

Budite odgovorni prema nekome. Ponekad će nas strah od srama natjerati da izbjegnemo odugovlačenje. Tako biste možda mogli podijeliti svoj cilj, na primjer, dovršiti to izvješće do ponedjeljka u 9 sati s prijateljem ili na društvenim mrežama. Možete čak i prijatelju dati ček od 50 dolara političkoj stranci koja vam se ne sviđa i reći mu da je pošalje toj stranci ako zadatak ne obavite do dogovorenog datuma

Višezadaćnost. Multitasking je stekao nezasluženi loš rezultat. Čak i vrhunski kirurzi čavrljaju i / ili slušaju glazbu, a ljude odsijecaju. Više zadataka je često i ugodno i učinkovito. Na primjer, većinu dana pješačim sa svojim psićem kod trgovca Joea. Donosim najozbiljniji problem o kojem moram razmišljati, bilježeći bilješke na svom Flipnoteu. U međuvremenu se moj pas i ja vježbamo i obavim kupnju.

Primjer usmjeren na posao: ako telefonirate s dugovječnom osobom, tijekom dijelova droniranja koji se čine nevažnima, istodobno ćete izvući neto korist radeći neki drugi zadatak, na primjer, pregledavajući svoju e-poštu.

Nauči reći ne. Ako vas šef zamoli da se dodatno pozabavite osobom koja odlazi na odmor, mogli biste pitati: "Kao što znate da imam pun tanjur. Što biste željeli da ne radim?" Ako vas šef otpusti zbog toga, imali ste pogrešnog šefa. Ako neki rođak ili prijatelj opet želi da se pridružite sažalnoj zabavi, idite na neku igru ​​s loptom itd., Kad postoji projekt koji biste pametnije napravili, razvijte hrabrost da kažete ne.

Spužva mrtvo vrijeme. Svi imamo mrtvo vrijeme: vožnja ili u masovnom tranzitu, čekanje sastanka, pregled liječnika, vaš automobil na brzom podmazivanju itd. Ponesite tu audioknjigu, Kindle, tiskanu knjigu ili članak ili samo problem koji morate riješiti razmišljati. Korištenje spužve dobro je jednostavan način da iz svakog dana istisnete više.

Učiniti upravljanje vremenom dijelom svog života

Postoji li u ovom članku barem jedna stavka koju biste željeli isprobati? Želite li ga napisati negdje, a često ćete ga gledati, na primjer, kao pozadinu zaslona računala ili jednostavno na dlanu?

Nudim 16-minutni razgovor sa sličnim sadržajem na YouTubeu.